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5 Consigli per non impazzire durante traslochi di uffici

Immagine di anteprima per: Trasloco di Uffici (consigli e pratiche)

Cambiare sede sembra uno sforzo enorme: documenti, archivi, postazioni di lavoro. Se poi ci aggiungete il cambio di destinazione d’uso e anche tutti gli apparecchi elettronici da imballare, questi 5 consigli per non impazzire durante i traslochi di uffici vi saranno di grandissimo aiuto.

Come per i traslochi casa, anche per un ufficio tutto è possibile se usate la logica, una buona dose di organizzazione e se disponete del tempo necessario. 

Un consiglio può essere creare delle liste di cose da fare, per avere sempre a portata di mano il punto della situazione. Inoltre, ogni dipendente dell'ufficio può essere incaricato resposabile della propria postazione, in modo che nella nuova sede, ogni oggetto inscatolato e archiviato venga gestito direttamente dallo stesso dipendente. 

Per evitare spiacevoli inconvenienti, non dimenticatevi di comunicare il cambio di sede ed il vostro nuovo indirizzo a tutti i vostri fornitori e clienti.

1. Preparare la nuova sede prima del trasloco ufficio

Prima di decidere quando e come traslocare, il mio consiglio è quello di preparare la nuova sede prima del trasloco ufficio vero e proprio, in modo che sia pronta ad accogliervi al meglio.

La prima cosa da fare, quindi, è avere ben chiara la nuova disposizione degli arredi e delle postazioni lavoro, le stanze adibite ad archivio documenti, quelle per le riunioni e le aree di attesa, così come gli spazi dedicati all’accoglienza dei clienti e visitatori.

Allo stesso modo, vi consiglio di definire sin da subito, dove e come organizzare le aree svago dei dipendenti, come punti ristoro, distributori di bevande e alimenti, oppure la semplice macchina del caffè e il microonde per la pausa pranzo.

In secondo luogo, per ognuno di questi spazi, dovete già immaginarne gli arredi e le disposizioni dei mobili, prendendo bene le misure e gli ingombri. Questa operazione è molto importante perché vi permette di capire cosa dovrete mantenere dell’attuale arredamento e cosa invece, dovrete cambiare o acquistare nuovo. 

Inoltre, dovete capire se anche l’impianto elettrico originario della nuova sede ha una disposizione adatta alle vostre esigenze o se, prima del trasloco ufficio, ha bisogno di qualche modifica, come ad esempio, la creazione di nuovi punti per l’alimentazione elettrica, o l’installazione di particolari misure di sicurezza. 

foto: consigli per non impazzire durante traslochi di uffici

2. Il Cambio destinazione d’uso

In questa fase di preparazione, rientra anche il cambio destinazione d’uso del vostro nuovo ufficio, se l’immobile è di vostra proprietà. 

Prima di traslocare, è infatti necessario che vi assicuriate che la nuova sede sia già registrata come ufficio, invece che come laboratorio o abitazione. Nel caso in cui non fosse adibita ad ufficio, sarà vostro compito seguire le procedure di cambio destinazione d’uso da abitazione ad ufficio, sia da un punto di vista urbanistico, che da un punto di vista catastale. 

Per fare questo, dovrete prima accertarvi che il cambio sia effettivamente possibile e che i nuovi locali seguano le prescrizioni previste per la destinazione d’uso finale, ovvero rispettino le norme da Piano Regolatore previste per la vostra attività.

Alcune di queste norme riguardano, ad esempio, l’abbattimento delle barriere architettoniche, la presenza dei giusti rapporti aero-illuminanti, la presenza di servizi igienici a norma ecc. In questo modo saprete anche se sarà necessario fare alcune modifiche edilizie per renderli a norma di legge.

Una volta effettuati i controlli, dovete comunicare all’Ufficio dell'Agenzia del Territorio l’avvenuto cambio destinazione d’uso dei locali, poiché modificando la categoria, si modifica anche la sua rendita catastale e, quindi, le tasse che dovrete pagare sull’immobile. 

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3. Il Cambio di utenze e il trasloco linea internet

Al momento del trasloco della vostra attività, la nuova sede dovrà essere a tutti gli effetti operativa, ovvero avere tutte le utenze attive e funzionanti. Gas, luce, acqua, ADSL e linee telefoniche, dovranno essere già attive e funzionanti, così che, all’arrivo dei dipendenti, non si dovrà far altro che attaccare il telefono e la spina del computer per riprendere la propria attività. 

Ecco cosa dovete fare:

  • allacciamento del gas, dell’acqua e dell’elettricità: dovrete contattare le rispettive aziende erogatrici del servizio della vostra zona, e stipulare un nuovo contratto di servizio, ricordandovi di specificare la destinazione d’uso dei locali poiché le tariffe tra abitazione e ufficio cambiano notevolmente.

Inoltre, per quanto riguarda l’acqua, dovrete probabilmente solo avvisare il condominio della vostra presenza poiché il contratto di questo servizio è, di norma, intestato al condominio stesso. Nel giro di una settimana, avrete tutte le nuove utenze attive;

  • trasloco linea internet e linea telefonica: più complesso, invece il discorso legato alla navigazione ADSL ed alla linea telefonica, se avete la necessità di traslocare anche i vostri numeri telefonici e mantenere le condizioni contrattuali che avevate nella sede precedente.

Non dovrete, infatti sottoscrivere una nuova utenza, ma richiedere il trasloco linea internet, dalla vecchia sede alla nuova. Non sottovalutate questa operazione, poiché le compagnie telefoniche impiegano dalle tre alle quattro settimane per completare la procedura e attivare, così, la linea nella nuova sede. 

Oltretutto, ogni gestore ha le sue modalità e vi consiglio, per questo, di chiedere conferma al vostro agente, o direttamente alla compagnia telefonica, di tutti i passaggi previsti dal vostro contratto, prima di ritrovarvi nel nuovo ufficio senza telefono e ADSL.

4. La scelta della ditta traslochi

Ci sono molti casi nei quali non è conveniente il trasloco fai da te, per cui la scelta della ditta traslochi è fondamentale.

Alcuni di questi esempi possono essere:

  • la fretta: se decidete di affidarvi ad una ditta traslochi risparmierete giorni preziosi rispetto ai traslochi fa da te dove rischiate di perdere intere giornate;
  • alto valore dei mobili o del materiale traslocato: se non avete pratica nello smontare, montare e trasportare i mobili o il materiale, è molto facile che lo danneggiate. I traslocatori sono professionisti in questo senso, sanno bene tutti gli accorgimenti per lo smontaggio, il trasporto e il montaggio, utilizzano elevatori esterni per trasportare tutto senza danni e hanno una polizza assicurativa che copre qualsiasi danno al materiale, alle persone o agli edifici;
  • grande quantità di mobilio: le aziende di traslochi, grazie alla loro esperienza, impiegano poco tempo a smontare e montare i mobili anche se il loro numero è elevato;
  • difficile accessibilità dalle scale: se sono strette oppure sono molte e non c'è un montacarichi, è facile che se operate da soli finirete per danneggiare sia le scale che i mobili, senza contare la fatica del trasportare tutti i mobili a mano;
  • traslochi a lunga distanza: anche in questo caso le ditte di traslochi sono molto abili. Infatti sono attrezzate con grandi camion che permettono di realizzare il trasporto in un'unica soluzione, risparmiandovi lo stress di dover fare infiniti viaggi qualora voleste operare da soli, specialmente se si tratta di un trasloco internazionale.

Se decidete quindi, di affidare il vostro trasloco aziendale a una ditta di professionisti non dovrete pensare quasi più a nulla, e potrete dedicarvi solo all'impacchettamento. 

foto: ditta di traslochi

5. Fissare il giorno del trasloco ufficio

Sembra una banalità, ma fissare il giorno del trasloco non è sempre facile.

Per fare questo dovete calcolare e valutare alcuni elementi molto importanti come, ad esempio, la possibilità che la vostra attività si fermi per un certo periodo. Se per voi non è un problema, una volta organizzate le attività di imballaggio e contattata la ditta di traslochi, non vi resta che scegliere il giorno che più vi sembra idoneo. 

Una scelta intelligente, per non sottrarre giorni preziosi al vostro lavoro, potrebbe essere quella di scegliere un venerdì come giorno di trasloco ufficio. In questo modo, l’azienda traslochi potrà sfruttare eventualmente anche i giorni del sabato e della domenica per organizzare la nuova sede.

Se, invece, la vostra attività non può permettersi neppure un giorno di stop, allora avrete bisogno di una maggiore organizzazione, fissando il trasloco durante le ore notturne o durante il giorno di chiusura della vostra attività. 

In questo caso, vi consiglio di procedere come segue:

  • organizzate i dipendenti in modo che ognuno sia responsabile, durante l’orario di lavoro, della propria postazione e dell’imballaggio dei propri documenti; 
  • organizzatevi con la ditta traslochi, affinché in quello stesso giorno, provveda ad imballare e smontare gli arredi, sempre tenendo conto dell’attività quotidiana del vostro ufficio; 
  • fate un check di tutte le apparecchiature elettroniche installate nella nuova sede, dai telefoni, ai computer, in modo che, al ripristino dell'attività, non vi siano brutte sorprese. 

In conclusione, questi 5 consigli per non impazzire durante traslochi di uffici sono il punto di partenza per un trasloco sicuro e privo di inconvenienti.

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