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Organizzazione Eventi

L’organizzazione eventi: dal piccolo party al grande evento internazionale

Una professione riconosciuta

Feste con centinaia di invitati, incontri importanti, concerti, sfilate, ma anche più semplicemente compleanni per il raggiungimento della maggiore età, colazioni di lavoro, tornei di calcetto e chi più ne ha, più ne metta.

L’organizzazione eventi è una professione completa che richiede competenze precise e trasversali, continui aggiornamenti, flessibilità e pure resistenza fisica e solidità psicologica, per far fronte a tutte le difficoltà che, immancabilmente, si sommeranno alle scadenze e ai ritardi con l’avvicinarsi della data di inizio.

Una formazione specifica

Non bisogna pensare che l’organizzazione eventi sia cosa da poco: prestigiose facoltà organizzano corsi universitari dedicati alla formazione delle professionalità necessarie allo svolgimento di tutte le operazioni dedicate all’organizzazione di questo tipo di manifestazione, fornendo le nozioni di marketing e comunicazione più rilevanti.

I corsi di preparazione, nati come è ovvio nei paesi anglosassoni e diffusisi solo in un secondo momento nell’Europa continentale, si focalizzano su creatività, organizzazione e gestione di progetti, sociologia, relazioni pubbliche, marketing, team building, logistica, legge e contabilità.

La festa per bambini

Anche solo per organizzare una festa di compleanno per bambini, potresti voler rivolgerti ad un party planner: se a prima vista, infatti, la cosa potrebbe sembrarti semplice, ti assicuriamo che per una riuscita spettacolare ci sono diversi elementi da tenere in considerazione e da programmare. La scelta del locale perfetto e adatto a questo tipo di pubblico, per esempio, non è cosa da poco: da questo primo step dipende buona parte della riuscita della festa. Dovrai poi occuparti dell’allestimento e dei giochi che i piccoli faranno in autonomia e di quelli che svolgeranno seguiti da un adulto (un mago, un giocoliere, ecc…). In seguito, vi è tutto l’aspetto legato a cibo e bibite (dolce finale compreso), informandoti e prevendendo con anticipo la possibilità che qualcuno degli invitati possa essere allergico o intollerante a qualche alimento.

Il torneo di calcetto

Ancora più complesso può risultare l’organizzazione di eventi sportivi, come per esempio un torneo di calcetto per raccogliere i fondi per una causa benefica o magari per sponsorizzare un brand o un negozio di recente apertura.

Se vuoi che l’evento abbia la risonanza che cerchi, il passaparola non basterà. Serviranno dei volantini e dei manifesti, da affiggere in città (dopo aver chiesto i permessi e pagate eventuali tasse), con cui pubblicizzare il torneo e contemporaneamente raccogliere l’iscrizione delle squadre.  Se il budget lo permette, bisognerà prevedere lo sviluppo di un piano di comunicazione online adeguato in grado di fare da cassa di risonanza all’evento. A livello di logistica, per fare qualche semplice esempio, sarà necessario trovare un campetto in cui poter giocare e degli arbitri disponibili durante gli orari delle partite.

A questo va aggiunta la ricerca e gli accordi con gli sponsor, inclusa la gestione fiscale dei soldi raccolti e del loro utilizzo per lo scopo previsto.

Rivolgersi ad un professionista

L’event planner quindi deve essere in grado di occuparsi dalla A alla Z della gestione di ogni fase pre, durante e post evento.

Indipendentemente dalla dimensione dell’evento che avrai bisogno di creare ti conviene affidarti ad un professionista nell’organizzazione per assicurati una riuscita perfetta e per non doverti preoccupare di permessi e logistica.

Il professionista che sceglierai definirà con te il tuo obiettivo, ti aiuterà a definire il budget di spesa (anche grazie alla sua esperienza in materia) e poi si occuperà dei dettagli. A te non resterà che goderti la festa.

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Ecco per te alcune informazioni per aiutarti a capire che cosa determina l'aumento o la diminuzione del prezzo per il servizio scelto.
Fattori che determinano l'aumento del prezzo per Organizzazione Eventi
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